Ako vam svaki radnik svaki dan radi od 8 do 16 sati, vjerovatno imate problem
Ovo je situacija koju u praksi viđamo mnogo češće nego što biste očekivali.
Direktor otvori evidenciju radnog vremena i kaže: “Kod nas je to uredno. Vodimo šihterice.”
Na prvi pogled zaista izgleda tako. Prvi radnik radi od 8:00 do 16:00. Drugi također od 8:00 do 16:00. Treći isto. Kada pregledate cijeli mjesec, gotovo svi radnici svaki dan imaju potpuno isto radno vrijeme.
Tada obično postavimo jedno jednostavno pitanje.
Da li zaista želite reći da u posljednjih mjesec dana nijedan radnik nije zakasnio na posao, nije izašao ranije, nije radio od kuće, nije bio na terenu, nije koristio plaćeno ili neplaćeno odsustvo ili radio prekovremeno?
Odgovor je gotovo uvijek isti. Naravno da jeste. Problem je što se to ne vidi u evidenciji.
I upravo tu većina poslodavaca shvati da uredno popunjena evidencija ne znači uvijek i tačno vođenu evidenciju.
Šta zakon kaže?
Vođenje evidencije o radnicima i radnom vremenu nije stvar izbora niti dobra poslovna praksa koju poslodavac može primijeniti ako želi. To je zakonska obaveza propisana propisima koji uređuju vođenje evidencija o radnicima i drugim licima angažovanim na radu.
Međutim, svrha evidencije nije samo da postoji obrazac koji je popunjen. Njena svrha je da vjerno prikazuje ono što se zaista dešava tokom radnog vremena.
Upravo zbog toga nije dovoljno da svaki dan bude upisana ista satnica ako ona ne odgovara stvarnom načinu rada zaposlenika.
Zašto je tačna evidencija važna i poslodavcu?
Kada se govori o evidenciji radnog vremena, često se ističe zaštita prava radnika. To jeste jedan od razloga zbog kojih se evidencija vodi, ali nije jedini.
Jednako važna je zaštita poslodavca.
U praksi se mogu pojaviti situacije u kojima je potrebno utvrditi da li je radnik u određenom trenutku bio na radu, da li je radio prekovremeno ili da li se određeni događaj dogodio tokom radnog vremena.
Sjećam se razgovora sa kolegom koji je radio na predmetu u kojem je radnik tvrdio da u vrijeme izvršenja krivičnog djela nije mogao biti na drugom mjestu jer je bio na poslu. Kao dokaz dostavljena je evidencija radnog vremena. Naknadno je utvrđeno da evidencija nije odražavala stvarno stanje, već da su se podaci rutinski upisivali. Time je dovedena u pitanje vjerodostojnost cijele evidencije, a poslodavac se našao u vrlo neugodnoj situaciji.
Slična pitanja mogu se otvoriti i kod povreda na radu ili drugih događaja kada je potrebno utvrditi ko je u određeno vrijeme bio na radu.
Kako prepoznati da vaša evidencija više ne prati način na koji kompanija posluje?
Ovo je pitanje koje bi svaki direktor trebao sebi povremeno postaviti.
Tokom godina poslovanje se mijenja. Kompanija raste, povećava se broj zaposlenih, uvodi se rad od kuće ili rad na terenu, pojavljuju se različite vrste odsustava i drugačija organizacija rada.
Međutim, evidencija često ostane ista kao i prije deset godina.
Jedan od prvih znakova da je vrijeme za pregled jeste kada u evidenciji ne vidite ono što se svakodnevno dešava u kompaniji. Ako znate da zaposleni rade na terenu, koriste različite vrste odsustava ili imaju drugačiji raspored rada, a evidencija to uopšte ne prikazuje, vjerovatno je vrijeme da provjerite da li način na koji je vodite i dalje odgovara stvarnom poslovanju.
To ne znači da je neko napravio grešku namjerno. Najčešće znači da je firma rasla, a način vođenja evidencije nije pratio taj razvoj.
Ne postoji jedno rješenje za sve poslodavce
Kompanija sa pet zaposlenih i kompanija sa pedeset zaposlenih nemaju iste potrebe.
Neki poslodavci koriste elektronske sisteme evidencije, drugi poslovne aplikacije, a neki i dalje vode evidenciju u pisanom obliku. Važno je da sistem koji koristite odgovara načinu rada vaše kompanije i da se dosljedno primjenjuje.
Mnogo je važnije da evidencija prikazuje stvarno stanje nego da koristite najskuplji ili tehnološki najnapredniji alat.
Zaključak
Evidencija radnog vremena često se doživljava kao još jedan administrativni obrazac koji treba popuniti.
U stvarnosti, ona je mnogo više od toga.
Dobro vođena evidencija može zaštititi i radnika i poslodavca, olakšati organizaciju rada i pružiti pouzdane informacije kada se pojavi situacija u kojoj je potrebno dokazati šta se zaista dogodilo.
Zato vrijedi s vremena na vrijeme otvoriti evidenciju radnog vremena i postaviti sebi jedno jednostavno pitanje:
Da li ona prikazuje ono što se zaista dešava u mojoj kompaniji ili samo ono što se iz navike upisuje svaki dan?
Provjerite sami
Otvorite evidenciju radnog vremena za posljednjih 30 dana.
Ako većina zaposlenih svaki dan ima identično radno vrijeme, iako znate da koriste godišnje odmore, rade na terenu, od kuće ili povremeno prekovremeno, vrijedi provjeriti da li evidencija zaista odražava stvarno stanje.