Personalni dosje radnika u FBiH – šta treba sadržavati i kako provjeriti da li je vaša dokumentacija uredna?
Ovo je situacija sa kojom se u praksi susrećemo mnogo češće nego što biste očekivali.
Kompanija ima četrdesetak radnika. Posluje već godinama, plate se redovno isplaćuju, ugovori o radu su potpisani i direktor je uvjeren da je dokumentacija uredna. Sve izgleda sasvim uobičajeno dok jednog dana u kompaniju ne dođe inspekcija rada.
Nakon pregleda osnovne dokumentacije, inspektor traži personalne dosjee radnika. Direktor bez razmišljanja donosi registratore, očekujući da će taj dio nadzora biti brzo završen. Međutim, već nakon nekoliko minuta počinju pitanja. Gdje su odluke o godišnjem odmoru? Zašto na pojedinim dokumentima nedostaje potpis radnika? Kako dokazujete da je određena odluka uručena? Zašto se u dosjeu i dalje nalaze dokumenti koje više nije potrebno čuvati?
Pregled se završava, a direktor ostaje sa pitanjem koje često čujemo:
„Kako je moguće da imamo skoro svu dokumentaciju, a opet imamo toliko propusta?“
Odgovor je jednostavan. Personalni dosje nije fascikla u koju se godinama odlažu dokumenti. On treba prikazati cijeli radni odnos zaposlenika – od dana zasnivanja radnog odnosa pa do njegovog prestanka. Kada u tom nizu nedostaje jedan važan dokument ili nije moguće dokazati da je određena obaveza izvršena, problem će se najčešće otkriti tek kada dođe inspekcija ili kada nastane spor.
Šta zakon kaže?
Ne postoji zakon koji propisuje tačan sadržaj personalnog dosjea radnika. Obaveza vođenja dokumentacije proizlazi iz više propisa, prvenstveno Zakona o radu Federacije Bosne i Hercegovine, Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencija o radnicima i drugim licima angažovanim na radu te Zakona o zaštiti ličnih podataka Bosne i Hercegovine.
Zbog toga u praksi nije dovoljno samo imati registrator sa dokumentima. Važno je da dokumentacija bude potpuna, uredno organizovana i da prati cijeli radni odnos zaposlenika.
Kako provjeriti da li je personalni dosje uredno vođen?
Najjednostavnije je krenuti od jednog dosjea i provjeriti da li sadrži osnovnu dokumentaciju koja nastaje prilikom zasnivanja radnog odnosa.
U personalnom dosjeu bi se, u pravilu, trebali nalaziti:
- ugovor o radu;
- prijava radnika na obavezna osiguranja;
- porezna kartica;
- dokumentacija koju je radnik dostavio prilikom zaposlenja.
Ako već u ovom dijelu nedostaje neki od osnovnih dokumenata, to je znak da personalni dosje treba detaljnije pregledati i uporediti sa ostalom dokumentacijom koju poslodavac vodi.
Šta u praksi najčešće nedostaje?
Prilikom zapošljavanja dokumentacija je uglavnom uredna. Problemi se najčešće pojavljuju kasnije, kada tokom radnog odnosa nastaju novi dokumenti koji se ne ulažu redovno u personalni dosje.
Zbog toga je dobro provjeriti da li se u dosjeu nalaze:
- rješenja ili odluke o korištenju godišnjeg odmora;
- odluke o plaćenom ili neplaćenom odsustvu;
- upozorenja i druga pojedinačna akta koja se odnose na konkretnog radnika.
Vrlo često se ispostavi da dokumenti postoje, ali nisu u personalnom dosjeu. Nekada su odloženi u registrator godišnjih odmora, nekada ih vodi računovodstvo, a nekada se nalaze samo u elektronskoj arhivi. Tokom inspekcijskog nadzora nije dovoljno da dokument postoji negdje u kompaniji. Važno je da ga je moguće brzo pronaći i povezati sa konkretnim radnikom.
Da li u personalnom dosjeu čuvate i dokumente koje više nije potrebno čuvati?
Ovo je pitanje koje poslodavci rijetko postavljaju, a trebalo bi.
Godinama se u personalne dosjee dodaje nova dokumentacija, ali se rijetko provjerava da li je sve što se u njima nalazi i dalje potrebno čuvati. Posebno nakon donošenja novog Zakona o zaštiti ličnih podataka, preporučljivo je periodično pregledati dokumentaciju i utvrditi postoji li i dalje pravni osnov za njeno čuvanje.
Drugim riječima, pregled personalnog dosjea ne znači samo provjeriti šta nedostaje. Jednako je važno provjeriti da li se u njemu nalazi dokumentacija koju više nije potrebno čuvati.
Kako možete sami napraviti prvu provjeru?
Ako već duže vrijeme niste pregledali personalne dosjee, izdvojite jedan dosje i postavite sebi nekoliko jednostavnih pitanja:
- Da li se u njemu nalazi sva dokumentacija koja je nastala prilikom zaposlenja?
- Da li su odluke donesene tokom radnog odnosa uredno uložene?
- Da li su dokumenti potpisani kada je to bilo potrebno?
- Možete li, ako inspektor danas zatraži dosje tog radnika, odmah pronaći svu dokumentaciju koja se odnosi na njega?
Ako je odgovor na neko od ovih pitanja ne, vjerovatno je vrijeme da pregledate i ostale personalne dosjee.
Zaključak
Većina poslodavaca vodi računa da zaključi ugovor o radu i prijavi radnika na obavezna osiguranja. Međutim, personalni dosje ne završava tim dokumentima. Tokom godina nastaje veliki broj odluka i drugih akata koji zajedno čine dokumentaciju o radnom odnosu jednog zaposlenika.
Zato je korisno s vremena na vrijeme pregledati personalne dosjee i provjeriti da li su potpuni, uredno organizovani i usklađeni sa važećim propisima. Takav pregled često otkrije sitne propuste koji se mogu jednostavno ispraviti prije nego što postanu problem tokom inspekcijskog nadzora ili radnog spora.
Niste sigurni da li su personalni dosjei vaših radnika potpuni? Jedan pregled dokumentacije često je dovoljan da otkrije propuste koje je mnogo lakše ispraviti danas nego objašnjavati tokom inspekcijskog nadzora. Ako želite provjeriti da li je vaša dokumentacija uredna, rado ćemo vam pomoći.