Problem odsutnih radnika (stručni naziv – apsentizam) je tema koja se sve češće pokreće u firmama, a bilo da radite u velikim ili malim firmama, sigurno ste se susretali sa problemom radnika koji je često na bolovanju, a za koga se sumnja da zloupotrebljava bolovanje.
Ali, kada govorimo o apsentizmu, poslodavcima zloupotreba bolovanja nije jedini problem. Tu je i spajanje praznika, pauza pušača, kašnjenje radnika. Kada ste u menadžmentu i napravite presjek odsutnosti radnika vidite da u prosjeku svaki radnik izostaje s posla 51,3 radna dana godišnje, da svaki pušač ima 136 radnih sati manje godišnje od nepušača, da svaki radnik koji učestalo kasni košta dodatno 330 Eura. A još kada tu dodamo nedostatak motivacije i preopterećenost poslom kao glavni uzrok neproduktivnosti radnika, poslodavac stekne utisak da se nalazi u bezizlaznoj situaciji.
Zloupotreba bolovanja
Kada govorimo o bolovanjima, najviše sam se susretala sa problemom nepostojanja nikakvih drugih mehanizama osim represivnih kao način izlaska na kraj sa radnicima kod kojih je problem bolovanja izražen. Kroz savjetovanje kompanijama i firmama, u praksi se pokazalo da represivne mjere samo stvaraju kontra efekta, te umjesto da dovede do rješenje, odnosno povratka radnika na posao situacija ostaje identična ili se pogoršava. Sve ovo me je navelo da se malo ozbiljnije pozabavim rješenjem ovog problema.
Prvo pitanje je da li je ovo pojava koja je samo karakteristična za Balkan?
Zemlje u tranziciji imaju vrlo izražen problem s bolovanjima, kako zbog njihove učestalosti tako i zbog dužine trajanja. U odnosu na članice EU-a, bolovanja radnika u regiji su dvostruko ili trostruko duža. Dovoljno je reći da sve zemlje u regiji imaju gotovo dvostruko više dana bolovanja po radniku u odnosu na prosjek EU. Tako Slovenija ima 11,4, Hrvatska gotovo 13 a Srbija oko 15 dana bolovanja po svakom radniku.
Šta je sa troškovima odsutnih radnika?
Ono što je opšte poznato je da apsentizam ima za posljedicu rast troškova. Međutim, trošak apsentizma nije samo trošak naknade plata radnicima na bolovanju, već postoji cijeli niz izravnih i neizravnih troškova koji opterećuju ne samo poslodavca već i privredu u cjelini. Pod izravne troškove ubrajamo: naknade plate za vrijeme bolovanja na teret poslodavca, naknade plate za vrijeme dok je radnik na godišnjem odmoru, trošak zamjenskih radnika, trošak prekovremenih sati, iznose ostalih naknada definiranih kolektivnim ugovorima ili pravilnicima o radu, a koje su vezane na izostanak radnika. Paradoksalno, velika većina poslodavaca smatra da su direktni troškovi dominantni u ukupnim. Ovi troškovi čine samo jednu četvrtinu ukupnog troška izostanka radnika.
Administrativni troškovi obuhvataju sve one troškove dodatnog administrativnog rada koji je potrebno uložiti unutar jedne organizacije da bi se obradio apsentizam radnika, kao i oni troškovi administracije koji su učinjeni s ciljem da se izostanak radnika iz radnog procesa kompenzira zapošljavanjem novog radnika.
Neizravni (indirektni) troškovi zauzimaju najveći udio u ukupnim troškovima apsentizma. Obuhvataju sve one izdatke koje mnogi poslodavci ne dovode u izravnu vezu s apsentizmom, a koji i te kako imaju uticaj na ukupnu sliku poslovanja kompanije. Tako u neizravne troškove apsentizma ubrajamo: trošak edukacije zamjenskih radnika, dodatne managerske sate utrošene na edukaciju i nadzor zamjenskih radnika, trošak zastoja i/ili prekida u poslovanju, fluktuaciju radnika, pad zadovoljstva klijenata/korisnika zbog nemogućnosti isporuke i/ili kašnjenja prilikom isporuke, pad produktivnosti, pad employer brandinga, i sl.
Neizravni troškovi predstavljaju veliki problem za management većine kompanije, jer ih je vrlo teško diferencirati u okviru troškova rada. Stoga je ovaj tip troška možda najlakše objasniti na primjeru pada produktivnosti u slučaju povećanog broja izostanaka iz radnog procesa. Uzmimo za primjer, da u jednoj organizacijskoj jedinici koja je zadužena za jedan poslovni proces ima petero radnika, od kojih jedan često, iz različitih razloga privremeno „ispada“ iz poslovnog procesa (apsentizam). Predstavnik poslodavca tada redistribuira sav posao na preostala četiri radnika koji onda nužno moraju raditi brže i duže kako bi kompenzirali nedostatak jednog radnika. U slučaju ako se to događa često ili ako je pojava dugotrajna, neophodno dolazi do frustracije radnika koji rade iznad svojih mogućnosti, posljedično im pada produktivnosti i povećava mogućnost ozljede na radu, te u konačnici nastaje fluktuacija. Ako se pak na mjesto nedostajućeg radnika zapošljava zamjenske radnike, prema podacima iz istraživanja, zbog procesa „uhodavanja“ efikasnost pada za između 20% i 30% dok sati zamjenskih radnika koštaju između 15% i 20% više od sati rada stalno zaposlenih radnika. Ovom također treba pribrojiti i veliku količinu sati managementa i drugih radnika koji se troše na obuku i nadzor zamjenskih radnika te cijeli niz drugih sporednih troškova.
Absence manageri kao rješenje
Nakon svih ovih informacija, postavlja se pitanje kako uopšte izaći na kraj sa apsentizmom kao pojavom i kako svoju organizaciju urediti da bude što otpornija na ove pojave. Sve ovo me potaklo da pokušam naći neki alternativni način rješenja problema odsutnih radnika. Kroz rad u Norma Consultingu, moja velika sreća je što sam naišla na program Absence Insight i sjajnog Damira Kovačevića koji me je upoznao sa mehanizmima za upravljanje odsutnim radnicima.
Ono čega trebate biti svjesni je da dok god u poslovnim procesima bude ljudi, apsentizam će postojati. Ali bitno je znati da postoji način upravljanja apsentizmom koji nam omogućavaju da problem odsutnih radnika svedemo na minimum.
Prvi korak ka uspješnom upravljanju apsentizmom je svijest da problem uopće postoji te uspostavljanje pravilnih parametara za mjerenje razine problema ili njegovih posljedica. Za stvarni uvid u razinu problema, nije potrebno samo mjeriti kategoriju bolovanja, već je potrebno izmjeriti više dimenzija problema (trajanje, učestalost i troškove) i iskazati rezultate kroz više pokazatelja.
Nakon što se utvrde uzroci i izmjere posljedice, moguće je započeti s nekim od mjera za smanjivanje negativnog utjecaja apsentizma na poslovanje. Potrebno je napraviti strategiju za upravljanje u zavisnosti o vrstama apsentizma, te obimu prividne prisutnosti radnika odnosno mogućnostima organizacije da provede određene mjere za smanjenje nepoželjnih pojava.
Potome, definisati provedbu mjera za smanjenje troškova izostanaka, a te mjere se dijele na intervencijske i prevencijske.
Iako postoji veliki broj alata i metoda za upravljanje apsentizmom koje poslodavac može upotrijebiti u praksi, model koji podrazumijeva bilo koji oblik napredne brige o radnicima uvijek predstavlja najbolje rješenje.
Takav model u pravilu integrira upravljanje poslovnim procesima, unapređenje organizacijske kulture, poboljšanje zdravstvenog stanja radne populacije i procedure nadzora i kontrole, a sve to uz poštovanje načela društveno – odgovornog poslovanja.
Kako je upravljanje apsentizmom još relativno nepoznato područje za većinu poslodavaca, dobra svjetska praksa preporučuje da takve aktivnosti provode osobe ili subjekti koji imaju potrebna znanja i vještine (tzv Absence manageri).
Ako se upravljanje apsentizmom namjerava provoditi uz pomoć internih resursa, onda te radnike treba osposobiti za taj posao, jer bi u suprotnom posljedice mogle biti nesagledive. Jednom uvedene krive metode upravljanja apsentizmom zauvijek kontaminiraju organizaciju. One umanjuje učinak radnika u samom radu, ali i stvara potencijalni problem za poslodavca zbog lošeg stvaranja imidža unutar i van kompanije, te mogućih drugih pravnih posljedica ukoliko radnikovo zdravlje pretrpi daljnje posljedice.
Ukoliko želite saznati više o rješenju ovoga problema kontaktirajte nas na ured@norma.ba ili na broj telefona 061524800.